Faire adopter la dématérialisation du courrier

Le contexte

Collectivité départementale, de 2023 à 2025, en parallèle du pilotage du comité de direction hebdomadaire. Mon rôle : consultant AMOA et conduite du changement, de l’analyse des processus jusqu’au support des utilisateurs après la mise en production.

Le problème

Tout le courrier entrant et sortant passait par le papier. Des centaines d’agents, des habitudes installées depuis des années, des circuits de validation différents d’une direction à l’autre. Mettre en place l’outil était la partie facile. Faire en sorte que mille personnes changent leur façon de travailler, c’était le vrai chantier.

Ce que j’ai fait

• Analyse des processus de courrier, direction par direction, pour reconstruire les circuits dans l’outil au lieu de les plaquer.
• Recettes métiers avec les équipes, puis mise en production.
• Un parcours de formation standard pour l’ensemble des agents, déroulé en trois mois : e-learning, puis formations en présentiel.
• Un accompagnement sur mesure pour environ 120 personnes de la direction (directeurs, directeurs de pôle, directeurs généraux adjoints) : des sessions courtes, adaptées à leur usage réel, plutôt qu’un module générique.
• Support aux utilisateurs après le lancement, pour traiter les blocages avant qu’ils ne deviennent des renoncements.
• Point d’avancement hebdomadaire en comité de direction, pour arbitrer vite.

Le résultat

Environ 1 000 collaborateurs formés en trois mois, de l’assistant de direction au directeur général adjoint, RH incluses, et quelque 120 personnes de la direction accompagnées individuellement. Le courrier circule dans l’outil, pas à côté. La méthode, standard pour le plus grand nombre et sur mesure pour la direction, est celle que je réutilise depuis sur chaque sujet d’adoption, qu’il s’agisse d’un logiciel métier ou de l’IA.